Von der Tabelle zur Plattform: Warum Excel bei 1.000+ Anforderungen nicht mehr reicht

Einleitung

Jeder Angebotsmanager in der Industrie kennt es: Die Excel-Datei mit 47 Tabs, 2.000 Zeilen und einem Dateinamen wie LH_v3_final_FINAL_überarbeitet_neu(2).xlsx. Darin stecken Anforderungen, Klassifizierungen, Expertenzuordnungen, Antworten und Normenverweise. Alles in einem Werkzeug, das für Tabellenkalkulation gebaut wurde.

Im Jahr 2024 veröffentlichten Poon et al. in Frontiers of Computer Science eine Metastudie, die 35 Jahre Forschung zu Tabellenkalkulationsfehlern auswertet. Das Ergebnis: 94% aller geschäftlich genutzten Spreadsheets enthalten Fehler, die Entscheidungsprozesse beeinflussen können. In der Bahnindustrie, wo ein einziger übersehener Normenverweis die Zulassung eines Fahrzeugs gefährden kann, wird diese Fehlerquote schnell zum konkreten Kostenfaktor.

Datenbankbasierte Systeme wie IBM DOORS oder Siemens Polarion sind in der Bahnindustrie verbreitet. Aber für die operative Ausschreibungsbearbeitung, insbesondere die Klassifizierung und Beantwortung von Anforderungen, greifen viele Teams trotzdem auf Excel zurück. Der CONTACT Software Blog beschrieb die Bahnindustrie bereits als „Bummelzug beim Anforderungsmanagement“. Daran hat sich seitdem wenig geändert.

Dieser Artikel zeigt, wo Excel an seine Grenzen stößt, was es Unternehmen wirklich kostet, was spezialisierte Plattformen anders machen und wann der Wechsel wirtschaftlich sinnvoll ist.

Was auf dem Spiel steht: Der Markt in Zahlen

Um die Tragweite der Werkzeugfrage zu verstehen, lohnt ein Blick auf die Größenordnungen im Schienenfahrzeugmarkt.

Alstom hat einen Auftragsbestand von 100,3 Milliarden Euro. Siemens Mobility erreichte am Ende des Geschäftsjahres 2025 einen Backlog von 52 Milliarden Euro. Stadler Rail meldete Ende 2024 CHF 29,2 Milliarden (+20% gegenüber dem Vorjahr). Die EU investierte 2024 über die Connecting Europe Facility 7 Milliarden Euro in Verkehrsinfrastruktur, davon 80% für die Schiene.

Jeder dieser Aufträge begann mit einer Ausschreibung. Jede Ausschreibung besteht aus einem Lastenheft mit hunderten bis tausenden Anforderungen. Und ein erheblicher Teil dieser Anforderungen wird auch bei Unternehmen mit professionellem Requirements Engineering in Excel bearbeitet. Der globale Markt für Schienenfahrzeuge erreichte 2024 ein Volumen von 65 Milliarden Euro (+11% gegenüber 2022).

Warum Excel so beliebt ist

Excel dominiert die operative Ausschreibungsbearbeitung aus guten Gründen. Bei kleinen Projekten ist es eine vernünftige Wahl.

• Es ist auf jedem Rechner installiert, jeder kann damit umgehen
• Spalten, Formeln, Farben, Filter: alles lässt sich frei gestalten
• Kein Rollout, keine Schulung, keine IT-Abteilung nötig
• Bereits in den meisten Office-Lizenzen enthalten
• Jeder neue Mitarbeiter kann sofort loslegen

Für ein Lastenheft mit 50 Anforderungen und drei beteiligten Personen reicht Excel völlig aus. Die Probleme beginnen, wenn Projekte wachsen. Und in der Bahnindustrie wachsen sie fast immer. Die Spezifikationsunterlagen einer einzigen Ausschreibung waren laut CONTACT Software schon 2014 „von einer CD auf eine DVD angewachsen“. Seitdem hat sich das Volumen weiter erhöht.

Die 7 Grenzen von Excel bei Ausschreibungen

1. Keine Echtzeit-Zusammenarbeit

Sobald mehr als eine Person an einer Datei arbeitet, beginnt das Chaos. Wer hat die aktuelle Version? Welche Änderungen hat der Kollege in seiner Kopie gemacht? Die typische Lösung, Dateien per E-Mail oder Netzlaufwerk zu verteilen, erzeugt Versionskonflikte, die manuell aufgelöst werden müssen. Bei einem Lastenheft, an dem Antriebstechnik, RAMS, Bremssysteme und zehn weitere Abteilungen gleichzeitig arbeiten, wird das schnell zum Vollzeitjob.

Auch SharePoint oder OneDrive-Freigabe löst das Problem nur teilweise: Excel-Dateien mit tausenden Zeilen und komplexen Formeln führen bei gleichzeitiger Bearbeitung regelmäßig zu Speicherkonflikten und Datenverlust. Eine IDC-Studie beziffert die Zeit, die Wissensarbeiter wöchentlich mit Content-Erstellung und -Management verbringen, auf 11,2 Stunden. Davon gehen 7 Stunden allein für Bearbeitung, Prüfung und Freigabeprozesse drauf. Das sind $10.661 pro Mitarbeiter und Jahr.

2. Keine Versionskontrolle

Wenn der Auftraggeber eine neue Revision des Lastenhefts versendet, müssen Änderungen manuell identifiziert werden. Zeile für Zeile, bei tausenden Anforderungen. Bereits bearbeitete Klassifizierungen und Antworten müssen übertragen werden, ohne die neuen Änderungen zu überschreiben. Der VDB-Leitfaden Anforderungsmanagement empfiehlt genau deshalb den Einsatz von ReqIF, weil automatisierte Änderungsmarkierungen Zeitverluste durch umfangreiche Vergleiche mit vorherigen Arbeitsständen vermeiden. Bei großen SPNV-Ausschreibungen liegen zwischen der Erstveröffentlichung und dem Vertragsabschluss drei bis fünf Revisionen. Jede einzelne muss manuell abgeglichen werden.

3. Kein Berechtigungsmanagement

In Excel sieht jeder alles. Es gibt keine Möglichkeit, bestimmte Anforderungen nur für bestimmte Teams sichtbar zu machen. In der Praxis führt das dazu, dass sensible Bewertungen, interne Kommentare und Preisinformationen ungeschützt in der gleichen Datei liegen. Spätestens wenn externe Zulieferer Teillastenhefte bearbeiten sollen, wird das zum Sicherheitsproblem.

4. Keine Nachverfolgbarkeit

Wer hat wann welche Zelle geändert? In einem regulierten Umfeld ist lückenlose Nachverfolgbarkeit nicht optional. Die CENELEC-Normen EN 50126, EN 50128 und EN 50129 fordern vollständige Rückverfolgbarkeit von Anforderungen zu Nachweisen. Auch die ISO 22163:2023 (der Qualitätsstandard der Bahnindustrie, vormals IRIS) setzt dokumentierte Prozesse voraus. Die Norm hat 2023 Konfigurationsmanagement und Änderungskontrolle in Abschnitt 8.1.4 zusammengefasst. Excel bietet keinen Audit-Trail auf Zellebene.

5. Fehleranfällig bei Massenverarbeitung

Ein Verschieben der falschen Zeile, ein Kopierfehler in einer Formel, ein Filter der nicht zurückgesetzt wurde. Bei tausenden Zeilen passiert das regelmäßig. Ray Panko, der Begründer der Spreadsheet-Fehlerforschung, dokumentierte in seiner Studie „What We Know About Spreadsheet Errors“ Zellfehlerraten von 0,4% bis 6,9% in Feldaudits. Klingt wenig. Bei einer Excel-Datei mit 5.000 Zellen bedeutet 2% Fehlerrate aber 100 fehlerhafte Zellen.

In regulierten Vergabeverfahren können Diskrepanzen zwischen Compliance-Aussagen und dem tatsächlichen Angebot laut ESA-Beschaffungsrichtlinien zu Abwertungen oder zum Ausschluss führen. Im Bahnbereich gilt dasselbe Prinzip.

6. Kein Normen-Abgleich

Wenn eine Anforderung auf TSI LOC&PAS, DIN EN 45545 und EN 50155 verweist, muss jeder dieser Normenverweise manuell geprüft werden. Ist die referenzierte Normversion noch aktuell? Welche Abschnitte sind relevant? Excel hat keine Möglichkeit, Normenreferenzen automatisch zu erkennen, zu validieren oder gegen eine Normendatenbank abzugleichen. Die ERA definiert allein 11 verschiedene TSIs für Schienenfahrzeuge. Eine Änderung in einer davon kann dutzende Anforderungen im Lastenheft betreffen.

7. Kein Wissenstransfer

Wenn ein erfahrener Angebotsmanager das Unternehmen verlässt, gehen seine Excel-Dateien, seine Vorlagen und sein Erfahrungswissen mit. Es gibt keine zentrale Wissensbasis, aus der das nächste Projekt lernen könnte. Laut Bidara liegt die Content-Wiederverwendungsrate bei Proposal-Teams branchenübergreifend bei 66%. Das funktioniert aber nur, wenn frühere Antworten durchsuchbar und strukturiert vorliegen. Nicht als xlsx-Dateien auf persönlichen Netzlaufwerken.

Die McKinsey Global Institute beziffert den Zeitanteil, den Wissensarbeiter mit der Suche nach internen Informationen verbringen, auf 19% der Arbeitswoche. In Angebotsabteilungen, wo dieses Wissen über dutzende Excel-Dateien verstreut liegt, dürfte der Anteil noch höher sein. Die gleiche Studie schätzt, dass durchsuchbare Wissenssysteme die Suchzeit um bis zu 35% reduzieren können.

Berühmte Tabellenkalkulations-Fehler

Die Geschichte der Spreadsheet-Fehler ist lang und teuer. Einige der bekanntesten Fälle:

Dokumentierte Verluste durch Spreadsheet-Fehler in Mio. USD (Quellen: Qashqade, Full Stack Modeller)

Der JP-Morgan-Fall ist der bekannteste Fall: Ein Copy-Paste-Fehler in einem Value-at-Risk-Modell führte dazu, dass das Risiko eines Handelsportfolios unterschätzt wurde. Verlust: 6 Milliarden Dollar. Bei Fannie Mae führte ein Logikfehler in einer einzelnen Excel-Formel zu einer Fehlbewertung des Eigenkapitals um 1,136 Milliarden Dollar. Die Aktie fiel um 6%.

Und es gibt einen Fall direkt aus der Bahnbranche: 2012 vergab das britische Verkehrsministerium die West Coast Main Line-Franchise (Wert: 5,5 Milliarden Pfund) an FirstGroup, musste die gesamte Vergabe aber wenige Wochen später wegen Spreadsheet-Fehlern im Finanzmodell annullieren. Beamte hatten das erforderliche Risikokapital für jeden Bieter falsch berechnet. Die Kosten für den Steuerzahler: bis zu 300 Millionen Pfund für Entschädigungen und die Wiederholung des Verfahrens.

Im Tagesgeschäft der Ausschreibungsbearbeitung sind die Fehler weniger spektakulär: Ein falscher Normenverweis in der Compliance-Matrix, ein übersehener Verbindlichkeitswechsel von „soll“ zu „muss“, eine fehlende Zuordnung bei der Expertenzuweisung. Keine Schlagzeilen, aber solche Fehler können eine Ausschreibung kosten oder eine Zulassung verzögern.

Quelle: phys.org, Study finds 94% of business spreadsheets have critical errors (2024)

Die versteckten Kosten: Was Excel wirklich kostet

Excel ist kostenlos. Die Art und Weise, wie es in der Angebotsbearbeitung genutzt wird, ist es nicht.

Quellen: McKinsey Global Institute (2012), IDC (2012), ClusterSeven, Siemens/DRIMCO (2025)

Was eine spezialisierte Plattform anders macht

Der Unterschied zwischen Excel und einer spezialisierten Plattform liegt im Datenmodell. Jede Anforderung ist ein Datensatz mit Relationen zu Klassifizierungen, Quellen, Experten und Antworten, nicht eine Zeile in einer Datei.

Systeme wie IBM DOORS und Siemens Polarion lösen einen Teil dieses Problems für das Requirements Engineering. Was ihnen häufig fehlt, ist der Antwortprozess: Klassifizierung, Expertenzuweisung, Antwortgenerierung und Pflichtenheft-Export als zusammenhängender Workflow. Spezialisierte Lösungen wie Tendric setzen genau an dieser Lücke an.

Das Werkzeug-Ökosystem: Was es gibt und was es kann

Das Spektrum der Werkzeuge für die Ausschreibungsbearbeitung reicht von allgemeinen ALM-Systemen bis zu spezialisierten Lösungen. Die Wahl bestimmt, wie viel manuelle Arbeit bei jedem Schritt anfällt.

IBM DOORS: Der De-facto-Standard

IBM DOORS (Dynamic Object Oriented Requirements System) ist seit den 1990er Jahren der Standard in regulierten Branchen. Das System bietet native Unterstützung für Baselines , also eingefrorene Snapshots eines Anforderungsstandes. Die Baseline-Vergleichsfunktion zeigt für jede Anforderung den exakten Unterschied zwischen zwei Ständen. Ein konkretes Beispiel: Rail Projects Victoria (Melbourne) wählte DOORS Next als SaaS-Lösung für das Metro Tunnel Project.

Siemens Polarion: KI-gestützte Angebotsbearbeitung

Siemens Polarion verfolgt mit der LiveDoc-Funktionalität einen dokumentenzentrierten Ansatz. Seit 2025 unterstützt Polarion zusätzlich KI-gestützte Anforderungsextraktion und Angebotsbearbeitung. Die Integration mit DRIMCOs RFQ/Tender-Management ermöglicht schnellere Entscheidungszyklen und soll die Fehlerkosten in der Vertriebsphase um 21% reduzieren bei gleichzeitiger EBITDA-Steigerung von 10%.

PTC Codebeamer: Product Line Engineering

PTC Codebeamer bietet mit Streams, Baselines und Delta Merge einen Ansatz, der auf Product Line Engineering zugeschnitten ist. Für Multi-Produkt-Ausschreibungen, bei denen dasselbe Lastenheft für verschiedene Fahrzeugvarianten beantwortet werden muss, ist das besonders relevant. PTC hat 2026 neue KI-Funktionalität für Codebeamer angekündigt.

ReqIF: Das Austauschformat

Das ReqIF-Format (Requirements Interchange Format) ermöglicht den strukturierten Austausch von Anforderungen zwischen verschiedenen Werkzeugen. Das ProSTEP iViP ReqIF Implementor Forum hat bis 2024 insgesamt sechs Benchmarks durchgeführt, der jüngste umfasste 56 Systemkombinationen und 2.800 Evaluierungskriterien. Trotzdem stellte der Benchmark fest, dass ein „verlustfreier Austausch von Anforderungen nicht immer möglich“ ist. Vendor-spezifische Erweiterungen und Versionsinkompatibilitäten bleiben ein Problem.

Der wirtschaftliche Effekt

Die Angebotsbearbeitung bei großen Bahnprojekten bindet über Wochen Fachexperten aus zahlreichen Abteilungen, Projektleiter, Angebotsmanager. Bei Win-Rates von 20–30% für komplexe Ausschreibungen (CSK Management) führen zwei von drei Angeboten nicht zum Zuschlag. Jede Effizienzsteigerung senkt die Kosten pro Angebot und kann gleichzeitig die Angebotsqualität verbessern.

Quelle: Loopio 2025 RFP Response Trends Report (branchenübergreifende Erhebung, 1.500+ Teams)

Die APMP-Erhebung unter 1.750+ Mitgliedern zeigt, was manuelle Prozesse für die beteiligten Menschen bedeuten: 62% der Proposal-Profis arbeiten mehr als 40 Stunden pro Woche an Ausschreibungen, 88% berichten von stressbedingten Gesundheitsproblemen. 77% sagen, ihr aktueller Prozess sei „nicht ideal“. Öffentliche Ausschreibungen umfassen im Schnitt 116 Seiten, die resultierenden Angebote 144 Seiten.

Branchenübergreifende Statistiken zur Angebotsbearbeitung in Prozent. Quellen: Loopio, Bidara, APMP

Wann der Umstieg sinnvoll ist

Nicht jedes Unternehmen braucht sofort eine Plattform. Aber es gibt klare Indikatoren, dass rein Excel-basiertes Arbeiten an seine Grenzen stößt. Die Jama Software Erhebung zeigt: Fast ein Drittel aller Entwicklungsteams hat kein Requirements-Management-System und verlässt sich auf E-Mail, Dokumente und geteilte Spreadsheets.

Der Weg zur Plattform: Kein Alles-oder-Nichts

Der Übergang von Excel zu einer strukturierten Plattform muss nicht als Big-Bang-Migration stattfinden. In der Praxis bewährt sich ein gestufter Ansatz:

Laut Branchenanalysen haben sich 2024 mehr als 185 Bahnbetreiber weltweit in digitalen Modernisierungsprogrammen engagiert, ein Anstieg von 38% gegenüber 2020.

Fazit

Excel ist ein gutes Werkzeug für Tabellenkalkulation. Für die Bearbeitung komplexer Ausschreibungen mit tausenden Anforderungen fehlen ihm Versionierung, Berechtigungen, Rückverfolgbarkeit und Normenabgleich. Es wurde für einen anderen Zweck gebaut.

94% der Spreadsheets enthalten Fehler (Poon et al., 2024). Wissensarbeiter verlieren 19% ihrer Arbeitszeit mit Informationssuche (McKinsey). Die Ersetzungskosten bei Wissensverlust betragen 150–200% des Jahresgehalts. Bei Auftragsbeständen von zusammen über 180 Milliarden Euro allein bei Alstom, Siemens Mobility und Stadler wiegen diese Ineffizienzen schwer.

Die Anforderungsvolumina steigen, regulatorische Anforderungen an Nachverfolgbarkeit werden strenger. Unternehmen, die ihre bestehenden Systeme gezielt um den Antwortprozess ergänzen, etwa mit Plattformen wie Tendric, sparen Zeit und reduzieren Fehler.