Der Weg vom Lastenheft zum Pflichtenheft
Von TSI-Compliance über CENELEC-Nachweise bis zur Zulieferer-Koordination: Die 5 Phasen der Lastenheft-Bearbeitung, ReqIF in der Praxis, typische Engpässe und wo Digitalisierung den größten Unterschied macht.
Einleitung
Wer in der europäischen Bahnindustrie ein Angebot abgibt, muss ein Lastenheft in ein Pflichtenheft übersetzen. Das klingt nach Dokumentenarbeit. In der Praxis koordinieren dabei dutzende Fachexperten tausende Einzelanforderungen mit hunderten Normenverweisen, und viele Unternehmen tun das noch immer in Excel und Word.
Der europäische Schienenfahrzeugmarkt allein ist laut der UNIFE World Rail Market Study 2024 EUR 63,3 Milliarden schwer, mit einem jährlichen Wachstum von 7,3% in Westeuropa. Die vier größten europäischen Hersteller halten laut einer Studie des Europäischen Parlaments (2023) über 70% Marktanteil. Wer in diesem Markt mitspielen will, muss Lastenhefte schnell, vollständig und normkonform beantworten können. Der Prozess dahin ist das Thema dieses Artikels.
Im Folgenden: warum die Bahnindustrie besonders anspruchsvoll ist, die fünf Phasen des Prozesses, wo es typischerweise hakt, und was digitale Werkzeuge daran ändern können.
Was ist ein Lastenheft?
Ein Lastenheft (englisch: requirements specification oder tender specification) beschreibt alle Anforderungen, die ein Auftraggeber an ein zu lieferndes System stellt. In der Bahnindustrie erstellt es der Besteller, also eine Verkehrsgesellschaft oder ein Infrastrukturbetreiber, und versendet es an potenzielle Lieferanten.
Je nach Projektumfang enthält ein Lastenheft hunderte bis mehrere tausend Einzelanforderungen. In der Bahnindustrie folgt die Gliederung häufig den LH-Kategorien (LH1 bis LH8), die verschiedene Subsysteme abdecken: Fahrzeugstruktur, Antriebstechnik, Bremssysteme, Innenausstattung, Fahrgastinformation und andere.
Jede Anforderung enthält typischerweise eine eindeutige ID, den eigentlichen Anforderungstext, Normenreferenzen (TSI, DIN EN, ISO) und eine Verbindlichkeitsstufe (muss, soll, kann). Der VDB-Leitfaden Anforderungsmanagement empfiehlt den elektronischen Austausch über das ReqIF-Format (Requirements Interchange Format), um manuelle Vergleiche zwischen Dokumentversionen zu vermeiden.
Der Zeitrahmen ist dabei nicht zu unterschätzen: Laut der Studie des Europäischen Parlaments vergehen in Deutschland vom Wettbewerbsaufruf bis zur Serienproduktion typischerweise 7 bis 8 Jahre, mindestens 6 Jahre ab Vertragsunterzeichnung. Die Pflichtenheft-Phase steht am Anfang dieser Kette und bestimmt, ob ein Anbieter überhaupt in die engere Auswahl kommt.
Warum die Bahnindustrie besonders anspruchsvoll ist
Lastenhefte gibt es in jeder Branche. Was die Bahnindustrie unterscheidet, ist die Kombination aus regulatorischer Tiefe, Normenvielfalt und Lieferkettenbreite.
TSI-Komplexität
Ein Schienenfahrzeug muss gleichzeitig mehrere Technische Spezifikationen für die Interoperabilität (TSI) der EU erfüllen. Die ERA definiert 11 verschiedene TSIs. Für Fahrzeuge sind mindestens drei direkt relevant: LOC&PAS (Lokomotiven und Personenwagen), Noise (Geräuschemissionen) und PRM (Barrierefreiheit). Je nach Fahrzeugtyp kommen CCS (Zugsteuerung/Zugsicherung), SRT (Sicherheit in Eisenbahntunneln) und weitere hinzu.
Jede TSI ist EU-Verordnung und damit unmittelbar geltendes Recht. Wo TSIs offene Punkte lassen, gelten zusätzlich nationale technische Vorschriften (NNTRs). Bei grenzüberschreitenden Projekten müssen Bieter die TSIs plus die NNTRs mehrerer Länder gleichzeitig erfüllen. Die Konformität wird durch eine Benannte Stelle (NoBo) und eine Bestimmte Stelle (DeBo) geprüft.
CENELEC EN 5012x: RAMS, Software, Safety Case
Neben den TSIs verlangt der Markt den Nachweis funktionaler Sicherheit nach den CENELEC-Normen. Die drei zentralen Standards sind:
- EN 50126 definiert den RAMS-Lebenszyklus (Reliability, Availability, Maintainability, Safety) in 12 Phasen. Bieter müssen für ihr System RAMS-Ziele, Risikoanalysen (FMEA, FTA) und einen Safety Case liefern.
- EN 50716 hat seit Oktober 2023 die bisherigen EN 50128 (Signaltechnik) und EN 50657 (Fahrzeugsoftware) in einem einzigen Standard zusammengeführt. Neu: explizite Regelungen für iterative Entwicklung, KI/ML-Komponenten und Cybersecurity.
- EN 50129 definiert die Struktur des Safety Case und die Nachweise für Hardware-Sicherheit. Für die Inbetriebnahme in der EU ist die Prüfung durch einen unabhängigen Sicherheitsgutachter (ISA) verpflichtend.
All diese Nachweise fließen in das Pflichtenheft ein. Ein Bieter, der bei der RAMS-Dokumentation lückenhaft ist, wird in der Bewertung abgestraft, unabhängig davon wie gut sein Fahrzeug technisch ist.
Die Lieferkette multipliziert die Komplexität
Kein OEM baut ein Schienenfahrzeug allein. Alstom arbeitet laut eigener Zulieferer-Seite mit über 21.000 Lieferanten in 83 Ländern. Der Einkauf macht 60% des Jahresumsatzes aus. Jeder dieser Zulieferer erhält für seinen Anteil ein Teillastenheft und muss mit einem eigenen Pflichtenheft antworten. Ein Bremssystemhersteller bekommt die Bremsanforderungen, ein HVAC-Lieferant die Klimaanforderungen, ein Sitzhersteller die Innenausstattung.
Das bedeutet: Der OEM muss nicht nur sein eigenes Pflichtenheft erstellen, sondern auch die Anforderungen konsistent an Subsystem-Lieferanten weiterleiten und deren Antworten konsolidieren. Wenn der Bremshersteller eine Anforderung als OKB bewertet und der OEM sie dem Kunden als OK meldet, entsteht eine Inkonsistenz, die bei der Prüfung auffällt.
Der EUR 15 Milliarden-Vertrag für die Berliner S-Bahn ging an ein Konsortium aus DB, Siemens und Stadler. 1.400 neue Wagen, Ausschreibung laufend seit 2020, Vergabe erst 2025. Alstom klagte gegen das Verfahren. Solche Konsortial-Strukturen zeigen, wie viele Parteien an der Anforderungsbearbeitung beteiligt sein können.
Die 5 Phasen der Bearbeitung
Der Prozess lässt sich in fünf Phasen unterteilen. In der Praxis überlappen sie und variieren je nach Unternehmen, aber das Grundmuster ist bei den meisten Anbietern ähnlich.
Das Lastenheft wird importiert und in einzelne Anforderungen zerlegt. Struktur, IDs und Normenverweise werden extrahiert. Bei Revisionen müssen Änderungen zur Vorversion identifiziert werden. Idealerweise geschieht der Austausch im ReqIF-Format, das von Tools wie IBM DOORS, Siemens Polarion und Eclipse RMF unterstützt wird.
Jede Anforderung wird bewertet: OK (vollständig erfüllbar), OKB (erfüllbar unter Bedingungen), NOK (nicht erfüllbar), OKM (erfüllbar mit Modifikation) oder R (Rückfrage an den Besteller). OKB ist oft der schwierigste Fall, weil die Bedingung präzise, messbar und vom Kunden akzeptierbar formuliert sein muss.
Anforderungen werden den zuständigen Fachabteilungen zugewiesen: Antriebstechnik, Bremssysteme, Elektrik, RAMS, Innenausstattung. Je nach Projektumfang sind 10 bis 30 Subsystem-Teams beteiligt. Fehlzuweisungen kosten Zeit und erzeugen Lücken.
Fachexperten formulieren normkonforme Antworten mit Nachweisreferenzen. Bedingungen, Alternativvorschläge und Rückfragen werden dokumentiert. Jede Antwort muss auf Quelldokumente verweisen können: Testberichte, Zulassungsdokumente, Herstellerdatenblätter, RAMS-Nachweise.
Die Einzelantworten werden zum Pflichtenheft zusammengeführt und als Gesamtdokument sowie als Teillastenhefte pro Subsystem exportiert, im vom Kunden geforderten Format, mit vollständiger Rückverfolgbarkeit von Anforderung zu Nachweis.
ReqIF in der Praxis
Das Requirements Interchange Format (ReqIF) ist ein offener OMG-Standard (aktuell Version 1.2) für den verlustfreien Austausch von Anforderungsdaten zwischen verschiedenen Tools. Ursprünglich 2004 von der Herstellerinitiative Software (HIS) der deutschen Automobilindustrie entwickelt, wird ReqIF seit 2011 von der OMG gepflegt.
In der Theorie löst ReqIF das Problem des Anforderungsaustauschs zwischen Besteller und Bieter. In der Praxis gibt es dokumentierte Interoperabilitätsprobleme: Beim Import von Polarion-ReqIF in IBM DOORS werden alle Objekte als gesperrt markiert. Ältere DOORS-Versionen implementierten RIF 1.0, während Polarion RIF 1.1a nutzte, was zu stillen Importfehlern führte. Vendor-spezifische Erweiterungen, fehlende Attributfilterung und Versionsinkompatibilitäten sind nach wie vor Themen.
Die Durchdringung lag 2020 bei geschätzten 30%. In der Bahnindustrie ist sie niedriger als in der Automobilindustrie. Der CONTACT-Software-Artikel stellte 2014 fest, dass die meisten Hersteller ihre Spezifikationen noch nicht im korrekten Format liefern konnten. Das hat sich seitdem verbessert, aber viele kleinere Zulieferer tauschen Anforderungen noch per Excel.
Typische Herausforderungen
Die Bearbeitung eines Lastenhefts erstreckt sich bei großen Bahnprojekten über Wochen bis Monate. Die Probleme, die dabei auftreten, kennt jede Branche mit umfangreichen Ausschreibungen. In der Bahnindustrie sind sie ausgeprägter, weil die Anforderungsvolumina, die Zahl der beteiligten Teams und die regulatorische Tiefe größer sind.
Die Anzahl der Anforderungen, die bei der Lastenheftbearbeitung kommentiert werden müssen, hat sich in den letzten zehn Jahren mindestens verzehnfacht.
– Manager eines Bremssystemherstellers, CONTACT Software Blog (2014)Quelle: CONTACT Software, Bummelzug zum Anforderungsmanagement
Der gleiche Artikel nennt weitere Ursachen: Nationale Standards verschiedener Länder widersprechen sich, internationale Stakeholder interpretieren Normen unterschiedlich, und Mehrfachausschreibungen desselben Bestellers führen zu abweichenden Spezifikationen zwischen den Losen. Hinzu kommt, dass die Anforderungsdokumente von einer CD auf eine DVD angewachsen sind, nur um den Umfang einer einzelnen Ausschreibung zu fassen.
Branchenübergreifende Zahlen bestätigen das Bild. Der Loopio 2025 RFP Response Trends Report (1.500+ Proposal-Teams, alle Branchen) zeigt: 48% der Teams berichten von Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit mit Fachexperten, 39% haben Probleme, rechtzeitig genaue Antworten auf technische Fragen zu finden. Für die Bahnindustrie gibt es keine vergleichbare Erhebung, aber angesichts der höheren Zahl beteiligter Subsystem-Teams dürfte die tatsächliche Quote höher liegen.
Spezifikationsqualität als Engpass
Das Problem beginnt oft schon beim Lastenheft selbst. Prover Technology identifiziert drei Hauptprobleme bei Spezifikationen in der Ausschreibungsphase: unvollständig, inkonsistent und fehlerhaft. Fehler, die in dieser Phase nicht erkannt werden, ziehen sich durch den gesamten Projektlebenszyklus und werden mit jeder Phase teurer zu korrigieren.
Was ein Pflichtenheft enthalten muss
Das Pflichtenheft (Compliance Document oder Technical Offer) ist die offizielle Antwort auf das Lastenheft. Es dokumentiert für jede einzelne Anforderung, ob und wie der Anbieter sie erfüllt. Ein professionelles Pflichtenheft enthält:
- Vollständige Anforderungsabdeckung: Jede Anforderung des Lastenhefts wird adressiert, keine wird ausgelassen
- Klassifizierung mit Begründung: OK, OKB, NOK, OKM oder R mit konkreter Erläuterung (mehr dazu im Deep Dive zur Klassifizierung)
- Nachweisreferenzen: Verweis auf Quelldokumente wie Testberichte, Zulassungsdokumente, RAMS-Nachweise oder Herstellerdatenblätter
- Normen-Compliance: Zuordnung zu relevanten Standards (TSI, DIN EN, ISO, CENELEC EN 50126/50716/50129)
- Bedingungen und Alternativvorschläge: Klare Formulierung bei OKB und OKM
- Teillastenhefte: Aufgliederung nach Subsystem für interne Weiterverarbeitung und Zulieferer-Weitergabe
Der EuroSpec-Standard für Requirements Management definiert darüber hinaus sechs Kernbereiche: Anforderungsmerkmale, Syntax, Attribute, Rückverfolgbarkeit, Validierung/Verifikation und Datenaustausch. Diese Struktur bietet eine gute Orientierung für die Qualitätssicherung von Pflichtenheften.
Der Unterschied zwischen guten und schlechten Pflichtenheften
Die Qualität eines Pflichtenhefts entscheidet häufig über Zuschlag oder Ausschluss. In regulierten Beschaffungsverfahren, etwa bei der ESA oder im öffentlichen Vergaberecht, können Diskrepanzen zwischen Compliance-Aussagen und dem tatsächlichen Angebot zu erheblichen Abwertungen oder zum Ausschluss führen. Die UNIFE-Prioritäten 2024–2029 empfehlen die Anwendung des MEAT-Prinzips (Most Economically Advantageous Tenders) mit Lebenszykluskosten. In der Praxis bedeutet das: Der Auftraggeber bewertet anhand der Compliance-Matrix, und Lücken oder Inkonsistenzen werden bestraft.
Wie Digitalisierung und KI den Prozess verändern
Die Digitalisierung läuft in zwei Schritten ab. Zuerst der Wechsel von Excel und Word zu datenbankbasierten Systemen. Dann, darauf aufbauend, KI-Unterstützung.
Schritt 1: Datenbankbasierte Systeme
Die etablierten Tools im Bahnbereich sind IBM DOORS (seit Jahrzehnten De-facto-Standard in regulierten Branchen), Siemens Polarion (mit nativem ReqIF-Support) und Reqtify von Dassault Systèmes (Traceability-Overlay mit über 100 Schnittstellen). Viele Bahnunternehmen sind diesen Schritt bereits gegangen oder gerade dabei.
Ein konkretes Beispiel: Rail Projects Victoria (Melbourne) wählte DOORS Next als SaaS-Lösung für das Metro Tunnel Project, um Anforderungen über mehrere Projektbeteiligte hinweg zentral zu verwalten. Deutsche Bahn führte ein datenbankbasiertes Requirements-Management-System erst um 2012/2013 ein, wie der CONTACT-Software-Artikel dokumentiert.
Schritt 2: KI-Unterstützung
Laut dem Loopio 2025 RFP Response Trends Report nutzen branchenübergreifend bereits 68% der Proposal-Teams generative KI, eine Verdopplung gegenüber 34% im Jahr 2023. In der Bahnindustrie steht dieser Wandel größtenteils noch bevor.
Wie viel sich automatisieren lässt, hängt von der Phase ab:
Anforderungserfassung: Automatisches Parsen, Strukturieren und Diff-Erkennung zwischen Revisionen. Der VDB-Leitfaden empfiehlt hierfür das ReqIF-Format, das automatische Änderungsmarkierungen ermöglicht.
Klassifizierung: Abgleich von Anforderungen gegen interne Dokumente, Normen und frühere Projektantworten. Hier steckt am meisten Potenzial, aber die Qualität steht und fällt mit der internen Wissensbasis, und die finale Entscheidung bleibt beim Fachexperten.
Experten-Routing: Automatische Zuweisung basierend auf Thematik, LH-Kategorie und Normenreferenz. Plattformen wie Tendric setzen hier auf regelbasiertes Routing, um Fehlzuweisungen zu reduzieren.
Beantwortung: Generierung von Antwortvorschlägen auf Basis der Wissensbasis. Laut Bidara liegt die Content-Wiederverwendungsrate branchenübergreifend bei 66%, ein Potenzial, das viele Unternehmen mangels durchsuchbarer Wissensbasis nicht ausschöpfen.
Export: Automatisierte Formatierung und Generierung von Teillastenheften pro Subsystem und Zulieferer.
Seit Oktober 2023 ersetzt EN 50716 die bisherigen EN 50128 und EN 50657. Der neue Standard erlaubt erstmals iterative Entwicklung (Agile/Scrum), enthält Regelungen für KI/ML-Komponenten und verlangt Cybersecurity-Integration nach CENELEC TS 50701. Für Angebotsmanager heißt das: Die Normenreferenzen in alten Pflichtenheft-Vorlagen müssen aktualisiert werden.
Der Markt für Tender-Management-Software wächst laut Verified Market Reports auf USD 3,5 Mrd. bis 2033 (CAGR 9,8%). Im Bahnbereich sind etablierte Tools wie IBM DOORS und Siemens Polarion verbreitet, aber spezialisierte Lösungen für den gesamten Weg vom Lastenheft zum Pflichtenheft, wie etwa Tendric, sind noch selten.
Fazit und nächste Schritte
Je größer das Lastenheft, desto mehr zahlt sich ein strukturierter Prozess aus. Bei hunderten oder tausenden Anforderungen, 11 TSIs, CENELEC-Nachweisen und einer Lieferkette mit dutzenden Subsystem-Lieferanten wird der Unterschied zwischen dokumentenbasierter und datenbankgestützter Arbeit zum entscheidenden Faktor.
Der Reifegrad lässt sich grob in vier Stufen einteilen:
- Excel und Word (dokumentenbasiert, keine Rückverfolgbarkeit)
- Datenbankbasiertes System (DOORS, Polarion) mit zentraler Anforderungsverwaltung
- Integrierte Plattform mit ReqIF-Austausch, Experten-Routing und Teillastenheft-Export
- KI-gestützte Klassifizierung und Antwortgenerierung auf Basis einer internen Wissensbasis
Wer heute noch bei Stufe 1 steht, sollte nicht versuchen, direkt zu Stufe 4 zu springen. Der naheliegendste erste Schritt ist ein zentrales System, in dem Anforderungen, Klassifizierungen, Quellenverweise und Antworten verknüpft und rückverfolgbar sind. Werkzeuge wie Tendric bilden genau diese Struktur ab. Ohne solche strukturierten Daten hat KI-Unterstützung keine Grundlage.
- Bahnindustrie-spezifisch: Mehrere TSIs, CENELEC EN 5012x-Nachweise und nationale Vorschriften (NNTRs) pro Projekt
- Der Prozess umfasst 5 Phasen, von der Erfassung bis zum Export, die in der Praxis oft parallel laufen
- OEMs wie Alstom koordinieren 21.000+ Zulieferer, die jeweils eigene Teillastenhefte beantworten müssen
- ReqIF löst den Austausch theoretisch, hat aber dokumentierte Interoperabilitätsprobleme zwischen Tools
- EN 50716 ersetzt seit Oktober 2023 die bisherigen EN 50128/50657 und bringt KI/ML- und Cybersecurity-Regelungen
- Reifegrad-Progression: Excel → Datenbank → integrierte Plattform → KI-Unterstützung
Das tendric-Team entwickelt KI-gestützte Werkzeuge für die Ausschreibungsbearbeitung in der Industrie. Wir schreiben über Best Practices, Branchentrends und die Zukunft des Angebotsmanagements.